E-faktura

 

Przedsiębiorca, który wykonał usługę lub dokonał sprzedaży na rzecz innego kontrahenta, ma obowiązek wystawić fakturę. Standardowo faktura jest wystawiana i przesyłana w wersji papierowej. Coraz większą powszechność zdobywa faktura w wersji elektronicznej, inaczej nazywaną e-fakturą.

E-faktura jest dokumentem elektronicznym, mającym cechy faktury. Mówiąc wprost, e-faktura to standardowa faktura sporządzona i przesłana w wersji elektronicznej. Za pomocą e-faktury można rozliczać się tak samo, jak przy użyciu faktury papierowej. Faktura elektroniczna jest na równi traktowana z fakturą wystawioną w sposób tradycyjny, albowiem zawiera te same informacje, jakie zawierane są na fakturze papierowej. Wymagania, jakie musi spełniać faktura zostały określone w ustawie z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2020 roku poz. 106 z późniejszymi zmianami).

Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego (sygn. II FSK 1444/09) faktura wysłana drogą elektroniczną jest tak samo ważna, jak faktura przesłana w formie papierowej.

Zastosowanie e-faktury ma wiele korzyści, m.in:

• oszczędność, ponieważ nie ma kosztów wysyłki,
• terminowość dostarczenia,
• szybkość dostarczenia i bezpieczeństwo przesyłki – w porównaniu z fakturą papierową zminimalizowane jest ryzyko niedostarczenia faktury,
• wygoda w przechowywaniu – e-faktura nie zajmuje fizycznego miejsca w segregatorze i szafie, można ją przeglądać w dowolnej chwili na komputerze,
• uwzględniając bezpieczne rozwiązania informatyczne, można zapewnić dostępność do e-faktur z każdego miejsca poza siedzibą firmy.

E-faktury należy przechowywać zgodnie z zasadami przechowywania dokumentów księgowych. Zasady te są określone w ustawie z dnia 29 września 2019 roku o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 roku poz. 351 z późniejszymi zmianami) oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2020 roku poz. 1325 z późniejszymi zmianami).

Elektroniczna forma faktury jest dostępna dla każdego przedsiębiorcy. Aby otrzymywać fakturę w wersji elektronicznej, wymagana jest zgodna od kontrahenta na otrzymanie faktury w takiej formie. Przepisy prawa nie określają jednoznacznie, w jakiej formie musi zostać wyrażona zgoda. Dlatego „Ciepłownia Siemianowice” Sp. z o.o. opracowała „Regulamin przesyłania faktur elektronicznych za pośrednictwem kanałów elektronicznych”, którego Załącznik nr 1 stanowi wniosek – „Oświadczenie o akceptacji faktur wystawianych w formie elektronicznej”.

Zachęcamy naszych obecnych oraz przyszłych Kontrahentów do zamiany faktury papierowej na fakturę elektroniczną.